如何製作展覽會邀請函及其發送時機！
展覽會的邀請函是吸引更多顧客的重要手段。然而，很多負責製作邀請函的人常常會困擾於相關問題，例如「如何製作？」或「何時較適合發送？」等。在本文中，我們將介紹展覽會邀請函的製作技巧及發送時機，並附上實用的模版供您參考。
展覽會邀請函的目的
展覽會邀請函是用於通知顧客企業將參加展覽會的郵件或信件。由於展覽會現場有眾多企業參展，參加者需要在短時間內有效收集資訊。因此，若僅在展覽會當天進行宣傳，可能無法吸引大量流量。事前邀請顧客能夠有效提升展覽會當天的訪客數量，對於知名度較低的企業尤為重要。
邀請函與通知函的區別
邀請函和通知函常常被混淆。邀請函的目的是邀請顧客參加展覽會，以加強與顧客的關係；而通知函則旨在吸引顧客來參加展覽會。通常，通知函發送給既有顧客和潛在顧客，而邀請函則發送給重要顧客以強化關係。
發送邀請函的時機
展覽會的宣傳活動絕不僅限於邀請函。可以結合社交媒體和電子郵件推廣來制定整體宣傳計劃。展覽會的集客工作通常在活動前一個月開始，並經由各種渠道進行連續宣傳。邀請函最適合在展覽會開始的2至3週前發送。針對忙碌的決策者，建議在展覽會前一個月發送，以確保邀請能夠得到充分重視。
邀請函的發送方式
邀請函應通過電子郵件或傳真發送，這樣能夠快捷且高效地通知更多顧客。對於重要顧客，可以考慮用手寫信件來發送邀請函，這樣能給予他們特殊的感覺。手寫邀請函最好由業務人員直接交付，如遇困難則可以通過電話通知。
展覽會邀請函的基本內容
邀請函中應包含展覽會的基本資訊，不僅僅是活動名稱、時間及地點。應包括以下內容：
- 展覽會日期
- 參展內容
- 參展費用
- 展覽會場地位置及交通方式
- 自家攤位位置
- 聯絡方式
詳細的參展資訊和攤位位置尤為重要，可有效吸引顧客及防止他們被其他企業攤位吸引。
製作邀請函的重點
製作邀請函時請注意以下幾點：
- 精心設計發送者名稱和標題，使其具有吸引力。標題應清楚顯示展覽會名稱和日期。
- 明確描述參加展覽會的好處，例如免費贈品、免費諮詢會或產品展示等。
- 文案應注重緊迫性、獨特性、具體性及有益性，能有效引導顧客行動。
- 在邀請函中附上企業網站鏈接或詳細資訊頁面鏈接。
展覽會邀請函範例
最後，我們提供一個展示會邀請函範本供參考：
送信者名：田中｜ABC股份有限公司
件名：邀請參加2月○○展覽會
本文
山口先生
您好，我們是ABC股份有限公司的田中。
我們將於2023年2月17日參加○○展覽會，屆時會展示我們的產品A，並提供免費的體驗演示及每日100位限量的個別諮詢會。
若您在業務上有任何問題，歡迎在展覽會上和我們討論看看我們能為您提供哪些幫助。更多資訊請查看我們的網站。
期待您的參加。 請多指教！
展覽會名稱：
日期：
地點：
我們的攤位：
交通方式：
參展費用：
參展內容：
ABC股份有限公司
資深銷售經理
王大明
結論
展覽會邀請函是有效擴大集客的手段之一。發送通知函及邀請函時務必注意設計、時間及內容以增強效果。希望本文中提到的篩選提示和範本能對您有所幫助。